Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA INSTITUCIONAL

Tratamiento y protección de datos personales

JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL LA ALIANZA II ETAPA DEL MUNICIPIO DE SABANALARGA, DEPARTAMENTO DEL ATLÁNTICO

Identificación: NIT 901350274-0

Versión 1.0 web. Aprobación confirmada por la representación institucional el 30 de octubre de 2026.

Fecha de elaboración: 30 de octubre de 2026 · Original conservado sin modificaciones.

Publicación web: 30 de octubre de 2026. Publicación autorizada mediante confirmación institucional expresa.

Canal electrónico institucional: jacalianza2sabanalarga@gmail.com

Domicilio: Sabanalarga, Atlántico, Colombia

Dirección física de atención: CR 24 32 13, BARRIO LA ALIANZA

Teléfono institucional: 3126676207

1. Objeto y ámbito de aplicación

La presente política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, consulta, actualización, uso, circulación, transmisión, conservación y supresión de datos personales tratados bajo la responsabilidad de la Junta de Acción Comunal La Alianza II Etapa del municipio de Sabanalarga, departamento del Atlántico (en adelante, la JAC). Su finalidad es garantizar el ejercicio del derecho fundamental al hábeas data, la intimidad y el buen nombre, con sujeción a los principios de legalidad, necesidad, finalidad, libertad, seguridad y acceso restringido.

Se aplica a los tratamientos realizados en medios físicos o digitales relacionados con la organización comunal, sus afiliados y dignatarios, proyectos, actividades, atención comunitaria, comunicaciones, portal web institucional y módulo de peticiones, quejas y reclamos (PQR). Obliga a las personas que actúen autorizadamente en nombre de la JAC y a los encargados del tratamiento en lo que corresponda contractualmente.

2. Identificación del responsable y atención de titulares

Responsable del tratamiento: JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL LA ALIANZA II ETAPA DEL MUNICIPIO DE SABANALARGA, DEPARTAMENTO DEL ATLÁNTICO, persona jurídica de naturaleza comunal, NIT 901350274-0, con domicilio en Sabanalarga, Atlántico, Colombia.

Canal electrónico habilitado para solicitudes de información, actualización, rectificación, supresión y demás derechos de datos personales: jacalianza2sabanalarga@gmail.com. Este mismo correo será el receptor institucional inicialmente designado para PQR del portal, sin perjuicio de las asignaciones internas y los controles de acceso.

La atención de derechos de los titulares estará a cargo de la Presidencia o del responsable interno formalmente designado por la JAC, mediante acceso autorizado al canal institucional. Esta designación no exime a la JAC de sus obligaciones como responsable del tratamiento. Dirección de atención: CR 24 32 13, BARRIO LA ALIANZA. Teléfono institucional: 3126676207.

3. Marco jurídico aplicable

La política se fundamenta principalmente en los artículos 15, 20, 23 y 38 de la Constitución Política; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; sus disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015, especialmente el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2; la Ley 2166 de 2021 y sus normas reglamentarias aplicables a organismos de acción comunal; y la Ley 1755 de 2015, en particular el artículo 32 sobre peticiones ante organizaciones privadas cuando resulten aplicables. Se observarán asimismo las instrucciones vigentes y vinculantes de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y las disposiciones especiales de conservación de documentos, información contable o contractual que correspondan.

La protección de datos personales y el trámite de derechos de petición son regímenes relacionados pero distintos. Los plazos y procedimientos para consultas o reclamos de hábeas data se establecen en el numeral 11; las peticiones generales ante la JAC se tramitarán conforme al régimen que resulte aplicable a su naturaleza y objeto.

4. Principios rectores

La JAC adoptará los principios de legalidad; finalidad determinada, legítima e informada; libertad y autorización cuando sea exigible; veracidad o calidad; transparencia; acceso y circulación restringida; seguridad; y confidencialidad. Se aplicarán los criterios de minimización de datos, proporcionalidad, privacidad desde el diseño y responsabilidad demostrada, con salvaguardas acordes con los riesgos y la capacidad operativa de la organización.

5. Definiciones básicas

Dato personal: información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable. Titular: persona natural a quien corresponden los datos. Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento. Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable. Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales. Datos sensibles: información cuyo uso indebido puede generar discriminación o afectar la intimidad, como datos de salud, biométricos, origen racial o étnico, convicciones religiosas, opiniones políticas o afiliación sindical. Dato público: aquel calificado como tal por la ley; el acceso público a una página web no convierte por sí solo todos sus contenidos en datos públicos.

6. Titulares, categorías de datos y fuentes

Según cada actividad, la JAC podrá tratar datos de afiliados, dignatarios, residentes, representantes de establecimientos e instituciones, ciudadanos que formulen PQR, participantes en proyectos, voluntarios, contratistas, proveedores y visitantes del portal. Entre ellos podrán estar el nombre, datos de contacto, identificación cuando resulte necesaria, información básica de participación comunal, comunicaciones, radicados, anexos, evidencia de aceptación y registros técnicos indispensables para la seguridad.

Las fuentes serán directamente el titular o sus representantes; la documentación entregada en ejercicio de actividades comunales; registros o fuentes de acceso público conforme a la ley; y los sistemas tecnológicos utilizados para la recepción y tramitación de solicitudes. No se solicitará documento de identidad ni información sensible para una PQR cuando no sean necesarios. Los datos de terceros incluidos en anexos se protegerán con especial cuidado.

7. Finalidades específicas de tratamiento

7.1. Organización y gestión comunal

Administrar afiliaciones y novedades; gestionar libros y registros exigidos por el régimen comunal; convocar y documentar reuniones, asambleas, elecciones y actividades; identificar dignatarios autorizados; tramitar comunicaciones institucionales y cumplir obligaciones legales, estatutarias, contables y contractuales.

7.2. Proyectos y actividades comunitarias

Organizar proyectos, inscripciones, participación comunitaria, seguimiento, contacto operativo y rendición de cuentas en la medida permitida por la ley. Las fotografías, testimonios e imágenes identificables utilizadas para difusión pública requerirán una valoración específica y, cuando corresponda, autorización informada diferenciada, especialmente si involucran niñas, niños o adolescentes.

7.3. Atención ciudadana y PQR

Recibir, verificar el contacto, radicar, asignar, evaluar y responder solicitudes; enviar constancias y notificaciones; permitir seguimiento seguro; conservar actuaciones, anexos y evidencias; prevenir abuso, fraude o suplantación; y atender obligaciones jurídicas de la JAC. No se utilizarán automáticamente los datos de una PQR para publicidad, campañas o invitaciones ajenas a su gestión.

7.4. Directorio institucional, mapa territorial y servicios

Publicar información institucional, teléfonos oficiales, correos funcionales, horarios, direcciones y coordenadas de entidades o establecimientos cuando exista fundamento legítimo o autorización aplicable. Los nombres y cargos de funcionarios podrán publicarse en la medida de su naturaleza pública y pertinencia; los números o correos personales requerirán un análisis especial. Las ubicaciones en el mapa son puntos referenciales y no implican por sí solas certificación oficial de jurisdicción.

7.5. Operación y seguridad de la plataforma

Autenticar usuarios administradores mediante códigos temporales, gestionar sesiones y permisos, mantener auditoría, prevenir accesos indebidos, controlar cargas de archivos, detectar errores, garantizar continuidad y registrar evidencia técnica proporcional a estas finalidades. Las direcciones IP y otros datos técnicos se tratarán únicamente cuando sean necesarios y bajo medidas de seguridad.

7.6. Relaciones con proveedores y autoridades

Gestionar contrataciones, facturación, pagos, solicitudes de información legítima y requerimientos de autoridades competentes, con los límites y garantías previstos en la Constitución y la ley.

8. Fundamento del tratamiento y autorizaciones

Cuando la Ley 1581 de 2012 exija autorización, la JAC obtendrá consentimiento previo, expreso e informado, mediante medios verificables, sin interpretar el silencio como autorización. Se informarán las finalidades, derechos, identidad del responsable y carácter opcional de los datos sensibles o de menores. Se conservará prueba de la autorización y de la versión del aviso presentado al titular.

Las excepciones legales a la autorización se aplicarán restrictivamente y no eliminan los deberes de finalidad, seguridad, necesidad y confidencialidad. La autorización para difusión de imagen o comunicaciones promocionales será independiente de la necesaria para gestionar solicitudes y actividades esenciales. Los formularios no tendrán casillas premarcadas y no condicionarán derechos legalmente exigibles a autorizaciones innecesarias.

La verificación de correo en PQR acredita control de un canal electrónico y no sustituye por sí misma la autorización de datos ni convierte al solicitante en titular de todos los datos incluidos en su escrito. Cuando proceda, el sistema registrará la versión del aviso y la manifestación de voluntad o la base legal aplicable.

9. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

La JAC evitará recolectar datos sensibles, salvo que exista excepción legal, finalidad necesaria y salvaguardas reforzadas. Cuando se solicite consentimiento para tratar datos sensibles, se informará que no es obligatorio autorizarlo, identificando los datos y finalidades específicos. Ninguna actividad comunal se condicionará injustificadamente a entregar información sensible.

Los datos de niñas, niños y adolescentes solo se tratarán cuando sea jurídicamente admisible, prevalezca su interés superior y se respeten sus derechos; se escuchará al menor según su madurez y se solicitará la intervención del representante legal cuando corresponda. La publicación de imágenes o información que permita identificar menores exigirá un control específico previo y no será automática.

10. Circulación y acceso restringido

Los datos se consultarán únicamente por personal o colaboradores expresamente autorizados según sus funciones. El acceso administrativo al portal se regirá por usuarios individuales y permisos definidos, con registro de operaciones. Las PQR, sus anexos y los datos de contacto personales no serán visibles públicamente por defecto. Los ciudadanos solo podrán consultar sus propios expedientes mediante controles de verificación; la existencia de un radicado no bastará para revelar información reservada.

La JAC podrá suministrar información a titulares o representantes debidamente acreditados, autoridades competentes, encargados vinculados por instrumentos adecuados y terceros cuando exista fundamento legal o autorización. Se preferirán datos agregados o anonimizados para estadísticas y rendición de cuentas. Cualquier publicación indebida deberá corregirse y evaluarse como eventual incidente de seguridad.

11. Derechos de los titulares y procedimiento

El titular podrá conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando proceda; conocer el uso de su información; presentar quejas ante la SIC una vez agotado el trámite ante la JAC; revocar la autorización o solicitar supresión cuando jurídicamente corresponda; y acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.

11.1. Presentación

Las consultas y reclamos de datos personales se recibirán en jacalianza2sabanalarga@gmail.com, con asunto sugerido «Protección de datos personales». También se habilitará atención presencial en CR 24 32 13, BARRIO LA ALIANZA. El solicitante indicará nombre, medio de respuesta, descripción clara de lo solicitado y los elementos razonables para acreditar su identidad o representación. No se solicitarán copias de documentos de identidad de manera indiscriminada cuando existan medios menos invasivos.

11.2. Consultas de información

Se responderán en máximo diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no fuera posible, se informará oportunamente la causa y la nueva fecha, que no excederá de cinco (5) días hábiles adicionales, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

11.3. Reclamos de rectificación, supresión o incumplimiento

Se atenderán en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si fuera imposible cumplir dentro del término, se comunicarán los motivos antes de su vencimiento y una fecha que no excederá de ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin subsanar, podrá entenderse desistido. Recibido completo, se incorporará la leyenda «reclamo en trámite» cuando corresponda, dentro del plazo legal. Si el receptor no es competente, procederá el traslado y aviso al interesado dentro del término aplicable, cuando corresponda.

11.4. Revocatoria y supresión

Se evaluarán de acuerdo con la base jurídica y la finalidad del tratamiento. La supresión o revocatoria no procede cuando exista obligación legal o contractual de conservar información, o cuando una medida de protección probatoria jurídicamente justificada exija preservarla durante el tiempo necesario. En caso de negativa se explicará la razón.

11.5. Diferencia con PQR generales

Una petición ciudadana sobre asuntos de la organización no se confundirá automáticamente con una consulta o reclamo de hábeas data. La JAC clasificará cada solicitud según su contenido y aplicará los términos y trámites correspondientes, incluyendo el artículo 32 de la Ley 1755 de 2015 cuando proceda.

12. Seguridad, confidencialidad y gestión de incidentes

La JAC implementará controles proporcionales de seguridad: acceso por roles, permisos individuales, autenticación reforzada, revocación de sesiones, cifrado en tránsito, almacenamiento privado de anexos, revisión de enlaces publicados, auditoría de actuaciones, copias de seguridad o mecanismos equivalentes de recuperación, validación de entradas y control de intentos abusivos. El acceso a contraseñas, códigos temporales, sesiones y archivos no será público.

Los responsables internos deberán reportar de inmediato pérdida, acceso no autorizado, filtración, alteración o divulgación indebida. La JAC evaluará impacto, contención, recuperación, notificación a titulares o autoridad cuando resulte legalmente exigible, y documentación del incidente. La existencia de esta política no significa que todas las medidas técnicas futuras estén implementadas; cada una deberá comprobarse en la operación real.

13. Proveedores tecnológicos, encargados y tratamiento internacional

La operación del portal contempla servicios técnicos como Cloudflare (alojamiento y procesamiento, bases de datos y almacenamiento privado) y Resend (envío de correos transaccionales), conforme a la arquitectura efectivamente contratada o configurada. Estos proveedores podrán intervenir en calidad de encargados o subencargados, según las funciones y contratos aplicables. La JAC verificará las condiciones contractuales y las garantías de confidencialidad, seguridad y uso limitado a las instrucciones del responsable.

Cuando existan transmisiones internacionales a encargados o transferencias de datos a otros responsables, se evaluará el régimen jurídico pertinente y se aplicarán los mecanismos exigibles por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. No se presumirá que los datos permanecen exclusivamente en Colombia si el proveedor utiliza infraestructura internacional. Los prestadores de enlaces externos, como aplicaciones cartográficas o de mensajería, tratarán los datos que el ciudadano les suministre conforme a sus propias condiciones cuando el usuario abandone el portal.

14. Cookies, sesiones y datos técnicos del portal

El portal podrá utilizar cookies o tecnologías estrictamente necesarias para autenticación, seguridad de sesiones y prevención de fraude, así como registros técnicos indispensables para su funcionamiento. No se presume la utilización de cookies publicitarias o de perfilamiento. Antes de incorporar analítica no esencial, campañas o tecnologías de seguimiento adicionales, la JAC deberá inventariarlas, informar su finalidad y obtener las autorizaciones que resulten exigibles.

El acceso a páginas o botones externos como Google Maps, WhatsApp y otras plataformas podrá implicar tratamiento posterior por terceros conforme a sus propias políticas. La JAC no enviará automáticamente información de PQR a esos servicios.

15. Conservación, archivo y supresión

Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para la finalidad correspondiente y para atender obligaciones jurídicas, contables, estatutarias, administrativas, contractuales o probatorias. La JAC revisará la conservación de manera periódica, limitará accesos a archivos históricos y realizará supresión o anonimización segura cuando hayan terminado los fines y no exista obligación de conservación.

Para el sistema PQR, la JAC establece como regla interna confirmada institucionalmente un plazo ordinario de cinco (5) años desde el cierre definitivo del expediente, sujeto a revisión periódica conforme a las condiciones institucionales confirmadas, salvo que normas especiales, procesos pendientes, requerimientos de autoridad, obligaciones documentales o necesidades probatorias debidamente justificadas impongan otro plazo. Este término se formula como decisión de conservación de la JAC, no como un término general impuesto por la Ley 1581.

Los registros del libro de afiliados, actas, contabilidad, contratos y documentos de valor histórico o legal conservarán el tratamiento y los plazos especiales que les correspondan; la información relativa a comunicaciones o imágenes se conservará mientras subsista la finalidad legítima y las autorizaciones aplicables, sin perjuicio de retiros y conservación probatoria justificada. Los códigos de verificación y sesiones se invalidarán al vencer su vigencia técnica; los registros de auditoría se conservarán de forma proporcional y protegida.

No existirá eliminación automática indiscriminada de expedientes, soportes o libros. La JAC aprobará y ejecutará un procedimiento de revisión y disposición segura, con constancia de eliminación cuando corresponda, y asegurará que los respaldos y copias se gestionen según sus ciclos de retención.

16. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

La obligación de inscripción ante el RNBD se evaluará según la naturaleza jurídica y el nivel de activos de la JAC conforme a las normas e instrucciones vigentes. Las entidades sin ánimo de lucro obligadas por superar el umbral normativo deberán registrar las bases de datos correspondientes. La eventual ausencia de obligación de inscripción no exime de implementar esta política, los mecanismos de autorización, la atención de titulares y las medidas de seguridad. La JAC verificará el umbral con sus estados financieros antes de declarar aplicabilidad o exención.

17. Actualizaciones y publicación

La política será publicada en un enlace permanente, visible y accesible desde el portal institucional, y se pondrá a disposición de los titulares en los canales de recolección. Los cambios sustanciales relativos al responsable o finalidades se informarán previamente de manera adecuada y, cuando corresponda, se obtendrá una nueva autorización. Cada versión conservará fecha, texto aprobado y constancia de publicación. La JAC revisará al menos anualmente su pertinencia frente a nuevas actividades y tecnologías.

18. Vigencia y adopción

La versión 1.0 cuenta con confirmación expresa de aprobación y autorización de publicación recibida el 30 de octubre de 2026, sin afectar derechos de los titulares ni legitimar retroactivamente tratamientos que hubiesen requerido autorización. El acto de aprobación y la fecha deberán consignarse en el registro interno de control documental y en la página pública correspondiente.

Aprobación institucional confirmada por la representación institucional el 30 de octubre de 2026.

Responsable de publicación y control: Presidencia de la JAC o delegado formalmente autorizado

ANEXO I. Aviso de privacidad para formularios de PQR

Responsable: JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL LA ALIANZA II ETAPA DEL MUNICIPIO DE SABANALARGA, DEPARTAMENTO DEL ATLÁNTICO, NIT 901350274-0, domicilio Sabanalarga, Atlántico. Correo de contacto: jacalianza2sabanalarga@gmail.com.

Finalidad: recibir, verificar el contacto, radicar, tramitar y responder la solicitud; gestionar anexos y actuaciones; enviar avisos relacionados; conservar evidencia del trámite y proteger el sistema frente a accesos no autorizados. Los datos no se utilizarán para publicidad ni se harán públicos por defecto. Los datos sensibles y los de niñas, niños y adolescentes no deben incluirse salvo cuando sean necesarios para el asunto y su tratamiento esté permitido por la ley.

Derechos: conocer, actualizar, rectificar, solicitar supresión o revocar autorizaciones cuando proceda, conocer el uso de los datos y acudir a la autoridad competente tras agotar el trámite ante la JAC. Los derechos se ejercen gratuitamente mediante jacalianza2sabanalarga@gmail.com. La política íntegra estará disponible en https://jaclaalianza.org/politica-de-datos.

Texto sugerido junto al formulario: «He leído el aviso de privacidad y conozco la política de tratamiento de datos personales de la JAC. Comprendo las finalidades necesarias para tramitar mi solicitud». Cuando corresponda autorización, solicitar adicionalmente una manifestación expresa y registrable respecto de las finalidades identificadas, sin utilizar casillas premarcadas ni impedir la presentación de peticiones protegidas por la ley por falta de consentimientos no exigibles.

ANEXO II. Controles mínimos para implementación

Antes de activar la recepción real de PQR, la JAC deberá: (i) completar domicilio físico y teléfono de la política; (ii) adoptar y fechar esta versión; (iii) verificar acceso controlado al correo receptor; (iv) publicar una versión HTML accesible de la política y un aviso visible junto al formulario; (v) documentar quién tramita las solicitudes y los derechos de datos personales; (vi) comprobar los enlaces, controles de acceso, cifrado y segregación de expedientes; (vii) confirmar los términos de conservación y su procedimiento; (viii) comprobar el soporte contractual de proveedores y eventuales transmisiones internacionales; (ix) verificar el registro de versiones del aviso y evidencias de autorizaciones; y (x) ejecutar una radicación controlada con notificaciones reales autorizadas, sin exponer datos privados.

La activación del formulario web no deberá presentarse como sustituto exclusivo de otros canales de recepción que sean legalmente exigibles. La JAC debe conservar canales alternativos válidos y accesibles.

ANEXO III. Fuentes normativas oficiales consultadas

Constitución Política de Colombia, arts. 15 y 23https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Constitucion/1687988

Ley 1581 de 2012 (protección de datos; arts. 8–17)https://normograma.mintic.gov.co/mintic/compilacion/docs/ley_1581_2012.htm

Decreto 1074 de 2015, parte 2, título 2, capítulo 25 (políticas, avisos y derechos)https://cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/decreto_1074_2015_pr025.htm

Ley 2166 de 2021 (acción comunal)https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=184758

Ley 1755 de 2015, art. 32 (peticiones ante privados)https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=65334

Superintendencia de Industria y Comercio, criterios de obligación RNBDhttps://sedeelectronica.sic.gov.co/publicaciones/boletin-juridico/concepto/cuales-personas-estan-obligadas-realizar-el-registro-de-bases-de-datos-personales-en-el-rnbd

Información técnica del mapa territorial

El mapa utiliza Leaflet y teselas de OpenStreetMap Foundation. Al abrirlo, el navegador solicita únicamente la cartografía visible y transmite al proveedor la dirección IP, el origen del portal y el área consultada. No se solicita geolocalización del visitante ni se envían expedientes PQR a servicios de mapas. Los enlaces externos de Google Maps y WhatsApp se abren por elección del visitante. Publicar contactos personales y ubicaciones requiere fundamento o autorización aplicable.

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